Het komt voor dat medewerkers tijdens hun dienst niet naar huis kunnen om te eten. Geen punt, er is een professionele keukenbrigade aan het werk en die paar personeelsmaaltijden kunnen er makkelijk even bij.
Als die maaltijden gewoon worden afgerekend klopt alles weer. De genuttigde maaltijden worden keurig in de boekhouding opgenomen.
Maar hoe gaan er mee om als maaltijden niet afgerekend worden door de medewerkers? Hier zijn regels voor opgesteld door de Belastingdienst.
Het normbedrag bepaald door de Belastingdienst is € 3,55 (2023) per maaltijd. Voor ontbijt, lunch en diner wordt hetzelfde normbedrag gehanteerd.
Optie 1 afrekenen
Medewerker betaald gewoon voor de genuttigde maaltijd. Je kunt er eventueel voor kiezen om dit een keer per maand te doen. Bijvoorbeeld direct nadat de salarissen zijn overgemaakt.
Optie 2 bijtellen loon in natura
Het verstrekken van gratis maaltijden aan werknemers wordt door de Belastingdienst beschouwd als loon in natura. Dit betekent dat de waarde van de maaltijden wordt opgeteld bij het loon van de werknemer en dat hierover loonheffingen worden ingehouden. Loon in natura is loon dat niet in geld wordt uitbetaald, maar in goederen of diensten, zoals maaltijden.
Optie 3 vrije ruimte
Onder de werkkostenregeling kun je een percentage van de fiscale loonsom gebruiken voor onbelaste vergoedingen, ter beschikkingstellingen en verstrekkingen. Over 2023 is de vrije ruimte 3% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000. Daarboven is de vrije ruimte 1,18%. Je kunt de maaltijden onderbrengen in de vrije ruimte. Zo zijn de personeelsmaaltijden geheel gratis en onbelast voor de medewerkers. Houd wel de vrije ruimte goed bij. Over het bedrag dat meer besteed is dan dat er aan vrije ruimte beschikbaar is wordt namelijk 80% eindheffing over geheven.
Meer informatie over de werkkostenregeling vind je hier
Er is een uitzondering
Als een medewerker niet thuis kan eten tussen 17:00 uur en 20:00 uur mag de maaltijd gratis verstrekt worden. We hoeven geen rekening te houden met bijtelling of gebruik te maken van de vrije ruimte.
Mocht je hier meer over willen weten mail of WhatsApp dan met Roy van Boomloon
Nieuwe Gracht 3, 2011 NB Haarlem
06-83273242 (alleen WhatsApp)
loon@boomloon.nl
085-3032823